Nach Projektabschluss und der damit verbundenen erbrachten Leistung stellen Freelancer, Selbstständige oder auch Freiberufler wie gewohnt ihre Rechnungen. Oft schleichen sich, durch fehlende Zeit Fehler in die Projektabrechnung ein. Damit kurz vor Jahresabschluss nicht noch große Herausforderungen auf die selbstständigen Unternehmer zukommen, sollten folgende Punkte bei der Abrechnung von Projekten beachtet werden:

Richtige Zeiterfassung und -abrechnung

Eine exakte und korrekte Zeiterfassung ist essentiell für die Projektabrechnung. Besonders wichtig dabei ist der Nachweis über die geleistete Tätigkeit. Dieser muss sich an den im Vorhinein getroffenen Vereinbarungen mit dem Kunden orientieren. Für die bessere Nachvollziehbarkeit für den Kunden sollte zwischen der geleisteten und der möglicherweise abgerechneten Zeit unterschieden werden. Außerdem sollte genau nachgewiesen werden, was tatsächlich erledigt wurde. Kann der Kunde genau ablesen, welches Ergebnis in welchem Zeitraum geliefert wurde, lassen sich unangenehme Klärungsgespräche vermeiden.

Rechnungen richtig stellen

Welche Inhalte in einer Rechnung eigentlich alle enthalten sein müssen und was dabei alles beachtet werden sollte, ist für viele Selbstständige und Freelancer nicht immer ganz klar. Falsch erstellte Rechnungen führen häufig zu Zahlungsverzögerungen, was besonders selbstständige Unternehmer in finanzielle Nöte bringen kann. Einzelne Bestandteile einer Rechnung sind gesetzlich verankert. Ganz gleich ob schriftlich oder elektronisch erstellte Rechnungen – Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Steuernummer, die vom Finanzamt erhaltene Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • durchlaufende Rechnungsnummer
  • auf der Rechnung müssen Umfang und Art der erbrachten Leistungen deutlich erkennbar sein
  • Leistungszeitpunkt oder Zeitraum der erbrachten Leistung
  • Aufschlüsselung des Rechnungsbetrages nach: Nettobetrag der Leistung, Angabe des Umsatzsteuersatzes (19% oder 7%), Höhe des Steuerbetrags oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  • Vorher vereinbarte Boni oder Rabatte müssen in der Rechnung enthalten sein, wenn diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind
  • Zahlungsziel – bis wann die Überweisung eingegangen sein soll

Richtige Archivierung von Rechnungen

Der Versand von Rechnungen per Mail hat sich mittlerweile in vielen Unternehmen und gerade bei Freiberuflern und Selbstständigen etabliert. Doch auch bei der digitalen Erstellung und Versendung müssen die Grundlagen der Rechnungsübermittlung sowie Rechnungsarchivierung berücksichtigt werden. Zwar genügen dem Steuerberater oftmals die Rechnungskopien in Papierform, das Finanzamt jedoch benötigt im Zweifel die Originale. Hierbei gilt für jeden Unternehmer, wie bei vielen anderen Dokumenten, eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Form der Rechnungen ist dabei entscheidend und muss auch in der Form archiviert werden wie sie an den Kunden erstellt und versendet wurden.

Übermittlungsform der Rechnung zuvor festlegen

Im Vorhinein sollte eine Vereinbarung über die Zusendung der Rechnung mit dem Kunden getroffen werden. Wird dies nicht getan, obliegt es dem Kunden eine Rechnung, die nicht in Papierform zugestellt wird, zu verweigern. Für eine ordnungsgemäße Zusendung muss der Empfänger mit der Übermittlungsart der Rechnung einverstanden sein. Besonders für Freelancer und Selbstständige bietet sich der Versand der Rechnungen per Mail an, da es Zeit und vor allem Geld spart. Akzeptiert der Kunde ohne Vereinbarung die elektronische Zustellung, wird von einem stillschweigenden Einverständnis des Kunden ausgegangen.

Bei langen Zahlungszielen alternative Finanzierung nutzen

In der Regel stellt der Freiberufler die Rechnung nach Projektabschluss und der damit verbundenen erbrachten Leistung. Üblicherweise werden lange Zahlungsziele von 30 oder sogar mehr Tagen ausgehandelt. Trifft das zu, sollten Freelancer und Selbstständige alternative Finanzierungen in Betracht ziehen, um bei Zahlungsverzögerungen finanzielle Engpässe zu vermeiden. Eine gute Alternative zu den üblichen Bankkrediten stellt das Factoring dar. Bei dieser Finanzierungsmethode werden fortlaufende Forderungen des Selbstständigen von einem Factoring-Institut aufgekauft und vorfinanziert. Dies hat den Vorteil, dass Selbstständige bereits in nur zwei Werktagen nach Projektabschluss sowie Rechnungsstellung das Geld auf ihrem Konto haben. Das ermöglicht dem Freiberufler in kürzester Zeit auch neue Projekte anzunehmen, die eventuelle Vorleistungen benötigen.

Zum Autor:

Matthias Bommer ist Finanzierungsexperte und Initiator des Dresdner Start-Ups Rechnung48 sowie Inhaber der Elbe-Factoring GmbH und der Elbe-Finetrading GmbH. Bereits seit 1998 ist die Elbe-Factoring GmbH Finanzierungs-Partner für kleine und mittelständische Unternehmen. Lange Zahlungsziele, schlechte Zahlungsmoral oder Zeiten mit wenigen Aufträgen – Finanzielle Engpässe können auch für Selbstständige und Freelancer schnell unangenehm werden. Mit Rechnung48 wird die Vorfinanzierung von Rechnungen inkl. Mahnwesen auch für Freiberufler angeboten. Werden Sie mit dem Bezahlservice unabhängig von Zahlungszielen und der Zahlungsmoral Ihrer Kunden.
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